Privacy reglement

Gegevensinformatie en bewaring

Inleiding

Binnen ‘t Boerderijtje worden gegevens over u vastgelegd waaronder in het (elektronisch) dossier. De verwerking van deze gegevens verloopt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

‘t Boerderijtje is wettelijk verplicht een reglement op te stellen onder welke voorwaarden uw gegevens verwerkt worden. Deze zijn uitgewerkt in onderstaand reglement. Om u als cliënt of patiënt te informeren over uw belangrijkste rechten en plichten hebben wij deze kort voor uw samengevat in privacy statement. Deze heeft u bij start van de zorg ontvangen.

Begripsomschrijvingen

  • persoonsgegeven:

elk gegeven die herleidbaar is tot een cliënt, in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

  • verwerking van persoonsgegevens:

elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

  • ‘t Boerderijtje:

de zorginstelling

  • cliënt:

de natuurlijke persoon die zorg afneemt bij ’t Boerderijtje.

  • derden:

alle personen die niet zijn de cliënt en/of ’t Boerderijtje.

  • Autoriteit Persoonsgegevens:

het College als bedoeld in artikel 51 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

  • verstrekken van persoonsgegevens:

het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Artikel 2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing binnen ‘t Boerderijtje en heeft betrekking op alle verwerking van persoonsgegevens van cliënten en hun wettelijke vertegenwoordiger(s).

 

Artikel 3. Doel

  1. Het verzamelen van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats voor zover dat noodzakelijk is voor een verantwoorde zorgverlening aan de cliënt.
  2. ‘t Boerderijtje kan persoonsgegevens gebruiken:
    1. om de zorgaanvraag van de cliënt te verwerken;
    2. om overeenkomsten met de cliënt te sluiten en om die te kunnen uitvoeren;
    3. om de verleende zorg financieel af te handelen;
    4. om de relatie met de cliënt te onderhouden en uit te breiden;
    5. voor statistische en communicatieve doeleinden.
  3. Anonieme gegevens kunnen worden verzameld met het oog op de beleidsvoering van ‘t Boerderijtje en de organisatie en beleidstaken van ‘t Boerderijtje.
  4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor ze verkregen zijn.
  5. ‘t Boerderijtje informeert de cliënt bij de intake over de wijze waarop zij met de persoonsgegevens omgaat.
  6. Er worden geen gegevens verwerkt buiten de EU.

Artikel 4. Te verzamelen gegevens

De persoonsgegevens kunnen bestaan uit de volgende gegevens: naam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, medicatie, gegevens over de indicatie/hulpvraag, (psychiatrische) achtergrond/problematiek(en), gegevens school, gegevens over de verzekeringsmaatschappij/zorginstelling/zorgkantoor etc.

4.1 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking:

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Artikel 5. Verwerking van persoonsgegevens

 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

  1. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
  2. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
  3. dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  4. dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
  5. dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.

Artikel 6. Verstrekking van persoonsgegevens

  1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan personen die werkzaam voor ’t Boerderijtje en die deze in het kader van hun taakuitoefening c.q. dienstverlening mogen ontvangen en indien zulks in overstemming is met de in paragraaf 3 vermelde doeleinden.
  2. Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift en/of indien zulks noodzakelijk is voor het doel van de registratie.
  3. Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in het vorige lid, is toestemming van de cliënt vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.
  4. Anonieme gegevens kunnen ten behoeve van statistische en/of wetenschappelijk onderzoek, mits dienstbaar aan de realisering van de doelstellingen van ‘t Boerderijtje, aan derden beschikbaar worden gesteld.

Artikel 7. Bewaartermijn van de verwerking

  1. De bewaartermijn voor medische /zorggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener of verantwoordelijke voortvloeit.
  2. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
  3. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:
  4. het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
  5. het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
  6. indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Artikel 8. Beveiliging van de verwerking

  1. ‘t Boerderijtje legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
  2. De volgende bepalingen gelden in ieder geval ter beveiliging van persoonsgegevens:
    1. er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling;
    2. alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
    3. elektrisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na het ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien;
    4. medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
  3. ‘t Boerderijtje conformeert zich aan de meldplicht datalekken zoals deze in de beleidsregels van de meldplicht zijn beschreven. Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van incidenten.

Artikel 9. Rechten van de betrokkenen

Informatieplicht

  1. Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:
  • zijn identiteit;
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
  1. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
  2. De verantwoordelijke informeert over de rechten van de betrokkene en op welke wijze de betrokkene deze rechten kan inroepen.

Artikel 10. Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

  1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.
  2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
  3. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. Deze hoogte van de vergoeding wordt bepaald volgens het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP.
  4. Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

Artikel 11. Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens

  1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
  2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
  3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
  4. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 12. Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

  1. De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
  2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
  3. De verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 13. Vertegenwoordiging

  1. Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
  2. Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd van twaalf tot achttien jaar en die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
  3. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.
  4. Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is handelingsbekwaam en kan zich laten vertegenwoordigen.
  5. Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  • indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor.
  • Indien er geen mentor of curator is, de persoon die de betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde.

Artikel 14. Klacht

Indien de cliënt van mening is dat de bepalingen in dit reglement niet worden nageleefd of op enige andere wijze een klacht heeft ter zake van de opgenomen persoonsgegevens kan deze zich wenden tot:

  1. de verantwoordelijke:

t.a.v. de heer Peeters

Nieuwendijk 7

6021 RL Budel

T +31 624240658

2. De door de instelling geboden mogelijkheid voor onafhankelijke klachtenbehandeling: degeschillencommissie.nl

3. Het College Bescherming Persoonsgegevens. Op grond van de WBP kan de betrokkene verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens

Artikel 15. Wijziging Privacyreglement

Dit privacyreglement wordt vastgesteld door ‘t Boerderijtje en kan te allen tijde worden gewijzigd, bijvoorbeeld als wetgeving op dit gebied wijzigt en/of op grond van andere omstandigheden.